Quer garantir que o e-mail que envia vai ser lido? Siga estas dicas

Se fica frustrado por não obter resposta aos emails, a razão pode estar no estilo de escrita ou, até, no momento escolhido para enviar. Se seguir estas dicas, vai ser mais fácil obter resposta.

Num mundo em que milhares de milhões de emails são enviados todos os dias, qual é a melhor forma de os escrever e garantir que o destinatário os vai ler? Um vídeo explicativo da BBC oferece algumas dicas, de acordo com a análise de 300 milhões de mensagens.

1: Enviar o email às 10h00 da manhã de terça-feira.

Este é o dia e a hora em que, depois de segunda-feira, a maioria das pessoas se torna verdadeiramente activa. A partir de quarta-feira, já se nota um decréscimo de produtividade, algum cansaço e algumas pessoas já começam a pensar no fim de semana — ou seja, já não são tão produtivas, adianta o vídeo da BBC;

2: Personalizar a caixa do assunto, mas utilizar apenas entre seis a dez palavras;

Personalizar esta linha pode chamar à atenção e mostrar empatia, o que pode passar por referir-se ao destinatário pelo nome próprio (sim, alguns envios de spam já se aperceberam disto e conseguem aplicar no assunto do e-mail o nome do titular do endereço). Frases curtas são mais fáceis de ler, principalmente no telemóvel.

3: Ser claro e conciso;

Quanto mais curta a mensagem for, mais fácil é lê-la e maior será a probabilidade de o destinatário a abrir. Ao mesmo tempo, ser conciso mostra eficácia.

4: Smileys não são boa ideia

Recorrer a smileys ou outros emojis pode não cumprir a função esperada, uma vez que não funcionam como um sorriso amigável real. Estes recursos podem mesmo fazê-lo parecer pouco profissional e pouco eficaz;

5: Utilizar a cultura do país para “personalizar” o email.

Na Alemanha, por exemplo, os e-mails são simples e direitos. Em alguns países asiáticos, o silêncio ou a falta de resposta mostram respeito e que a mensagem foi entregue de forma correta. Compreenda o estilo e a cultura do destinatário para garantir empatia e máxima eficácia.

A BBC refere, ainda, que 79% dos emails nunca chegam a ser abertos. Talvez, com estas dicas, os e-mails que envia podem ficar no “lado certo” desta estatística.

C//Observador

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